Effizientes Zeitmanagement leicht gemacht!

Unser Tag hat 24 Stunden. Die Kunst ist, diese Zeit effizient und angenehm zu nutzen.

Planen spart Zeit und verbessert das Arbeitsergebnis. Die Zeit, die Sie für das Planen benötigen, lohnt sich.

Eine Faustregel im Zeitmanagement besagt, dass man nur 60 % der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit verplanen darf. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie zum Beispiel unerwartete Besucher, Telefonate und allgemein unerwartete, ungeplante Unterbrechungen.

Struktur

In einem guten Zeitplan sollte man unterscheiden zwischen Aufgaben und Terminen.

Im Wochenplan (Aufgaben) schreiben Sie die längerfristig zu erledigenden Aufgaben nieder und ordnen diese nach ihrer Priorität und Dringlichkeit.

Im Tagesplan (Termine) vergeben Sie den zu erledigenden Aufgaben einen fixen Zeitrahmen in ihrem Tag.

Ein Wochenplan wird idealerweise am Ende Einer Woche für die voranstehende Woche erstellt und den Tagesplan aktualisieren Sie jeden Abend für den jeweils voranstehenden Tag.

Aufgaben

Es ist ratsam, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden.

Dringende Aufgaben haben eine hohe Zeit- Priorität da ein naher Termin feststeht.

Wichtige Aufgaben sind langfristiger und strategischer Natur. Sie sind in der Terminplanung meist etwas flexibler.

Man kann Aufgaben nach verschiedenen Kategorien einteilen:

Die ABC-Methode:

  • Aufgaben sind sehr wichtig und sehr dringend, d.h. sie können nicht delegiert werden und müssen zeitnah abgearbeitet werden
  • Aufgaben sind nicht so wichtig aber aber zeitkritisch, d.h. Sie können überlegen, die Aufgaben zu delegieren, müssen aber dafür sorgen, dass sie erledigt werden
  • Aufgaben sind sehr wichtig aber nicht zeitkritisch, d.h. Sie wollen die Aufgabe selbst erledigen, können sie aber in den Wochenplan aufnehmen und eine ordentliche Zeitplanung kalkulieren
  • Diese Aufgaben sind nicht zeitkritisch und nicht so wichtig, d.h., wenn die Zeit knapp ist, diese Aufgaben hinten anstellen

Die Alpen Methode:

A Aufgabe notieren – Schreiben Sie die Aufgaben, Aktivitäten und Termine auf

L Länge der Aufgabenerledigung auflisten beziehungsweise Zeitbedarf der Aufgaben realistisch schätzen

P Pufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme (60/40 Regel)

E Entscheidungen treffen über die Reihenfolge der Aufgaben, und Prioritäten setzen (z.B. ABC-Methode)

N – Nachkontrolle  – am Abend des Tages Ergebnisse kontrollieren und unerledigte Aufgaben auf den folgenden Tag übertragen

Termine

Das Direkt-Prinzip!

Aufgaben, die nicht mehr als 5 Minuten in Anspruch nehmen, sollten Sie nach Möglichkeit sofort erledigen, denn alles, was man sofort abarbeitet, kann man nicht mehr vergessen. Eine schnelle Erledigung motiviert, denn Sie haben das unmittelbare Erfolgserlebnis. Dazu gehört eine Portion Disziplin, aber sieht man den Erfolg, macht es richtig Spaß.

Termine setzen!

Für eine sinnvolle Terminplanung müssen Sie unbedingt Termine vergeben. Aber Achtung: setzen Sie die Termine nicht zu knapp! Das ist der Killer eines jeden guten Zeitplanes.

Pufferzeiten einplanen!

Es ist sehr wichtig, genügend Pufferzeiten einzuplanen da Sie immer damit rechnen müssen, dass Sie bei Ihren Aufgaben unterbrochen werden.

Kontrolle am Tagesende!

Zum Abschluss eines jeden Arbeitstages sollten Sie Ihren Tagesplan überprüfen beziehungsweise auch als kleine Tagesbelohnung die erledigten Aufgaben abhaken. Die unerledigten Aufgaben geben Sie in einen neuen Tagesplan für den folgenden Tag. Das ist ein schöner Tagesabschluss und man kann sich darauf einstellen, was am nächsten Tag auf einen wartet.

Stille Stunde einplanen!

Stille Stunde bedeutet, dass Sie sich für eine begrenzte Zeit mit geschlossener Tür in Ihr Büro zurückziehen, Wenn möglich kein Telefon abheben und in dieser wertvollen Zeit eine vorgeplante Agenda abarbeiten.

In kleinen Betrieben, oder Familienunternehmen braucht das Verständnis oft ein wenig Zeit, aber ich ermutige Sie, freundlich aber standhaft zu bleiben. Sie werden sehr schnell persönliche Erfolge und das positive Gefühl erkennen. Da macht das Arbeiten richtig Spaß.

 

Weitere Tipps für eine erfolgreiche Zeitplanung

  1. Wenn Sie Ihren Zeitplan neu erstellen, teilen Sie Ihren unmittelbaren Umfeld Ihr Vorhaben mit und bitten Sie um Kooperation beziehungsweise Unterstützung.
  2. Hängen Sie an einem zentralen Platz im Büro einen Planungskalender für jeden Mitarbeiter auf, indem er seine wichtigsten Termine wie zum Beispiel Urlaubsplanung oder sonstige Ausfälle so weit wie möglich im Voraus eintragen soll.
  3. Kommunizieren Sie wichtige Informationen mit ihren Mitarbeitern. Das gibt ihnen das Gefühl der Zugehörigkeit und motiviert. Und wenn es strategische Pläne gibt, die die Mitarbeiter betreffen, können auch sie sich planen.
  4. Überprüfen Sie, was Ihre Zeitdiebe sind. 
  5. Planen Sie Projekte rückwärts, d.h., definieren Sie zuerst den Endzeitpunkt des Projektes und gehen Sie dann bei den zu erledigenden Aufgaben in Schritten rückwärts. So stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig anfangen, nichts vergessen und zum Schluss nicht in Zeitnot geraten.
  6. Ihr Zeitplan muss flexibel sein, damit Sie schnell auf Veränderungen reagieren können!
  7. Verplanen Sie nie zu viel Zeit! Denken Sie an die 60/40 Regel!
  8. Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die Sie schon lange erledigen wollen, aber nie dazugekommen. So können Sie unerwartet gewonnene Zeit, zum Beispiel durch ein verschobenes Meeting sofort sinnvoll nutzen.
  9. Erledigen Sie kreative Denkarbeit in den Morgenstunden, da ist man noch frisch.
  10. Legen Sie verdächtige Zeit Diebe wenn möglich an das Tagesende, dann kollabiert nicht der ganze Tagesplan, wenn es zu einer Verzögerung kommt.
  11. Terminvereinbarung mit externen Partnern: oft hat man die Möglichkeit, den Terminzeitpunkt selber vorzuschlagen. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, dann können Sie nach Ihren Interessen und Präferenzen planen.

 

Klassische Fehler in der Zeitplanung / Zeitdiebe

  • Mangelnde Selbstdisziplin: Selbstdisziplin ist eine der Grundsäulen zum Erfolg!
  • Mangelnde Zielsetzung: Formulieren Sie Ihre Ziele schriftlich und kontrollieren Sie diese regelmäßig
  • Überhäufter Schreibtisch: Ordnungs- Chaos, fehlende geeigneten Ablagesysteme
  • Zu viele Termine: unrealistische Zeitplanung, zu wenig Pufferzeiten eingeplant, keine Prioritätensetzung und zu wenig Delegation
  • Mangelnde Kommunikation und Information: zu wenige Absprache mit den Kollegen, keine klare Definition beziehungsweise Abgrenzung der Aufgaben, fehlender Teamgeist
  • Keine harmonische Zusammenarbeit mit den Kollegen: Konflikte zwischen Mitarbeitern stören eine effiziente Planung enorm
  • Häufige Störungen: ständige Telefonate, nicht Nein sagen können, sich unterbrechen lassen
  • Hang zum Aufschieben: mangelnde Organisation und Motivation
  • Alles auf einmal tun wollen: keine klare Zielsetzung und keine klare Prioritätensetzung, das Gefühl, für alles verantwortlich zu sein
  • Angst haben, jemanden zu beleidigen, keine Ausrede parat, Bedürfnis zu helfen
  • Kein Spaß an den Aufgaben: Konflikte mit Kollegen, falsches Aufgabengebiet, fehlender Sinn der Aufgabe, falsche Zielsetzung, sinnlose Vorgaben
  • Zu wenig Delegation: mangelndes Vertrauen in Mitarbeiter, Angst, Autorität zu verlieren, Sorge, Einblick zu gewähren, das Gefühl, es selber besser zu machen
  • Zu lange Meetings ohne Agenda: Haben Sie für jedes Meeting eine Agenda parat und einen Zeitrahmen!
  • Unkonzentriertes Arbeiten durch Ablenkung: führen Sie die stille Stunde ein!

 

Mein persönlicher Tipp: Vergessen Sie nie, dass Ihre Kräfte begrenzt sind, und wenn Sie sich übernehmen, und dann ausfallen, ist niemandem gedient!!! Teilen Sie Ihre Zeit- und Ihre Kraft-Ressourcen weise ein.

 

Für weiterführende Informationen zum Thema Wissensmanagement wenden Sie sich gerne an

Sylvia Kuzmich

Professional Office Management

sylvia.kuzmich@professionalofficemanagement.com.

Außerdem empfehlen wir den Lehrgang “Digital Office Management” – Effizientes, strukturiertes und zeitgemäßes Digital Office Management leicht gemacht!

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